Communication interne

Une attaque terroriste, une décision politique, les fluctuations financières… Chaque événement peut apporter des changements réglementaires, des plans sociaux, des délocalisations et impacter l’entreprise, dans son organisation, ses process… Comment communiquer efficacement avec vos collaborateurs pour les rassurer ?

Au lendemain de l’annonce du Brexit, les institutions financières ont vu leurs actions chuter en bourse : BNP Paribas perdait 17%, Société Générale 24,85% et Crédit Agricole SA et Natixis 15%*.

Vous vous demandez comment gérer ces événements à la fois inévitables et imprévisibles ? Éviter le stress, les mouvements sociaux, les rumeurs ? Tout simplement en communiquant !

Une bonne communication interne favorise la capacité à rebondir et relance la dynamique après un choc. Aujourd’hui, 76%* des directeurs de communication sondés affirment que l’action de leur direction est mieux comprise par les salariés. Depuis 2013, 84%* d’entre eux orientent fortement leurs activités sur la communication de crise (augmentation de 16 points en 3 ans) et sur le développement de la présence du digital dans la communication corporate.

Afin d’éviter la naissance de rumeurs liées à l’incertitude, il est primordial de communiquer. La digitalisation de la communication interne grâce à la vidéo s’avère être un bon moyen, voyons comment.

1. Comprendre & Analyser : Que dire, à qui, quand et par quel moyen communiquer ?

Comprendre la structure de la communication de l’entreprise est important. Comment les salariés sont-ils informés ? Quel canal fonctionne le mieux ? Quelle est la relation entre la direction et l’ensemble des collaborateurs, la culture d’entreprise…

En cas d’événement négatif pouvant engendrer un stress chez les salariés, une communication adéquate est primordiale. Il est nécessaire d’analyser les impacts de l’actualité sur les différents métiers afin de créer un message adapté à chacun.

Divers moyens de communication, qu’ils soient oraux, papiers, digitaux existent au sein de l’entreprise avec des avantages propres à chacun pour transmettre un message. On peut par exemple citer : Les sites intranet, les newsletters, les journaux d’entreprise, les réseaux sociaux d’entreprise, les entretiens avec les managers, l’affichage…

Cependant des facteurs comme, la décentralisation des équipes, l’organisation en silos, la multiplication de plateformes, peuvent altérer la bonne transmission des informations. Comment toucher les bonnes personnes, au bon moment avec le bon message ?

2. Choisir le bon média : Et pourquoi pas la vidéo ?

Nous vivons à l’ère du numérique, les réseaux sociaux se multiplient et font partie de nos vies personnelles. Pourquoi ne pas appliquer ces habitudes familières dans la sphère professionnelle ?

Plus d’un milliard d’utilisateurs uniques consultent Youtube chaque mois*. Appréciée de tous, aussi bien des 18-24 ans que des autres générations, la vidéo détient de nombreux atouts. Tout d’abord, elle a un impact de communication fort, selon une étude de Forrester Research, les employés sont 75% plus susceptibles de regarder une vidéo que de lire un document. Elle augmente également de 74% l’assimilation et la mémorisation du message.
(Infographie de Quicksprout : ici).

Facilitez la transmission de l’information, et pensez à la vidéo pour communiquer de manière optimale ! En plus d’avoir un bon impact de communication, la vidéo permet une mise à jour instantanée de l’information en donnant la possibilité de toucher l’ensemble de vos salariés simultanément. En effet, à la suite des attaques terroristes dramatiques de 2015, il a fallu communiquer massivement dans les grandes entreprises sur les procédures de prévention aux menaces terroristes. Pour ce type de communication, la vidéo est idéale et efficace, elle permet un gain de temps énorme en vous offrant la possibilité de fédérer vos collaborateurs autour d’un message unique.

3. Comment produire : Passer de la théorie à la pratique ?

Les possibilités sont multiples en termes de production et de diffusion. Vous pouvez faire appel à une agence de communication ou auto produire votre contenu tout simplement. C’est la qualité vidéo souhaitée, le temps dont vous disposez et l’urgence de l’information à transmettre qui orienteront votre choix. Le tout est de bien travailler votre message, c’est le plus important.

Il existe de nombreuses solutions pour créer la vidéo correspondant à votre besoin : hand scribbing, dessin animé, Motion Design, capture en studio, présentations vidéo, capture d’écran… Pour en savoir plus, vous pouvez prendre rendez-vous avec un expert qui pourra vous aiguiller sur les possibilités les plus adaptées à vos besoins.

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Pour la diffusion, vous avez 2 choix : Live et / ou à la demande

Une diffusion en live vous donnera l'occasion de communiquer à l’ensemble de vos salariés simultanément, cela peut être intéressant pour la transmission d’un discours de la direction ou autres événements de l’entreprise : entendre le discours du président sans intermédiaire rassure toujours.

Une diffusion plus segmentée à la demande quant à elle, permettra la transmission de contenus personnalisés, VOD (Vidéos à la demande) auxquels les collaborateurs pourront accéder quand ils en auront besoin. Les rediffusions Live y seront également disponibles.

Attention néanmoins, en cas de live, assurez-vous des capacités de votre réseau avec un expert et votre DSI !

4. Communiquer massivement et atteindre tous les salariés via les différents canaux de communication

En période de crise, afin d’éviter tout sentiment d’incertitude et d’anxiété, il est nécessaire de mettre en place une campagne de communication interne qui sera rapidement transmise à chaque collaborateur dès lors que le siège émet une information. Ce relai a pour but de réduire la déformation du message.

Le manager ici est un acteur clé de l’organisation, il a pour rôle de s’assurer de la transmission de l’information.

Comme énoncé précédemment, de multiples canaux de communication existent déjà en interne, réseaux sociaux d’entreprise, mail, sms, intranet… La vidéo sera donc partagée sur les canaux les plus utilisés en fonction des habitudes respectives des salariés afin de s’assurer de la bonne réception du message.

Visible par tous et compatible avec tous les supports (smartphone, tablette, ordinateur), la vidéo est un moyen idéal de toucher l’ensemble de vos collaborateurs.

5. Analyse des feed-back

Le tracking et l’analyse des retours de vos collaborateurs vous donneront la possibilité de re-communiquer aux personnes qui n’ont pas encore vu l’information via un nouveau message personnalisé. Renforcer les dispositifs de votre communication interne permet de préserver la motivation de vos salariés et rétablir la confiance des équipes. Un collaborateur averti et rassuré n’ira pas chercher des informations sur l’actualité de l’entreprise ailleurs. Cela évitera tout dérapage médiatique dû à une désinformation ou une absence d’information en interne. Les salariés ainsi informés et sereins pourront donc être des acteurs de votre communication en externe.

Pour conclure :

Chaque événement qui influe sur l’entreprise, nous affecte, nous fait nous poser mille questions à la seconde… «Et si ? Et si ?» Rassurez vos collaborateurs en optimisant la communication interne. Tout d’abord, en les informant et ensuite en diffusant le message massivement. Comment ? La vidéo est un moyen à très forte valeur ajoutée pour cela. À vous de trouver le mode de production qui vous correspond le plus.

En définitive, une communication optimale permettra une meilleure connaissance de l’entreprise, une hausse de l’engagement et de l’implication des collaborateurs, ce qui résultera sur une amélioration des performances dans une ambiance de travail sereine. Que demander de plus ?

Et vous ? Comment gérez-vous l’actualité au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter pour partager votre expérience avec nous. Nos experts sont là pour répondre à toutes vos questions.

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Sources :

Les Echos.fr

Etude UDA / Entreprises & Médias 2016

Popcornvideo.fr