collaborateur partant à la retraite

Chaque année, des milliers de personnes quittent leurs postes pour voguer vers un nouvel horizon « La retraite ». Ces derniers vont pouvoir profiter de leur nouvelle vie, la mer pour certains, la montagne pour d’autres… Enfin la tranquillité pour eux mais malheureusement pas pour les sociétés. Car qui dit départ à la retraite, dit perte de connaissances et donc de productivité pour nos entreprises. Mais alors comment conserver ce savoir ? Quels sont les process nécessaires pour capitaliser les expertises ?
Je vais vous expliquer comment sauvegarder le patrimoine de votre entreprise. Suivez-moi !

Relax DeckChair GIFEn 2016, ce n’est pas moins de 600 000 personnes* qui ont rejoint les rangs de nos retraités bien-aimés, déjà au nombre de 14 millions ! La vie est belle sous le soleil !
Mais ce sont les entreprises qui doivent faire la tête car c’est en quelque sorte du « capital immatériel » qui s’échappe. Elles doivent donc trouver un moyen efficace pour arrêter cette fuite du savoir et ainsi éviter d’avoir des effets néfastes sur leurs résultats. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à cette problématique, due à l’effet Papy-Boom. Et oui, les Baby boomer ont bien grandi !

Mais ayant plus d’un tour dans mon sac, J’ai évidemment la solution idéale pour vous !! 

A. Capitaliser l’expertise

Pas besoin de vous précipiter ! Avant de commencer quoi que ce soit, vous devez tout d’abord anticiper le départ à la retraite de vos collaborateurs. Cette tâche revient au Knowledge Manager, c’est-à-dire au « responsable, gestionnaire des connaissances ». Sa fonction consiste à réunir l’ensemble des savoirs détenus par les services de l’entreprise et par conséquent les mettre à la disposition des salariés. Son principal but est de favoriser le partage du savoir mais aussi de mettre à disposition des outils afin que les collaborateurs puissent également le diffuser en autonomie. Le Knowledge Manager doit donc identifier les collaborateurs qui vont bientôt quitter la société. Il faut qu’il fasse sentir aux salariés que même au moment du départ, ils ne sont pas mis sur la « touche », qu’ils sont toujours importants. En tant que Knowledge Manager, vous devez les aider à préparer leur départ dans les meilleures conditions possibles.

La transmission du savoir est un vecteur de motivation, d’implication pour vos collaborateurs. C’est pour eux, une façon de laisser une trace, un souvenir de leur travail effectué durant de nombreuses années dans l’entreprise.

Il est donc nécessaire, voire obligatoire, de capitaliser efficacement l’expertise des salariés qui vont quitter leur poste afin que les nouveaux arrivants assimilent, acquièrent rapidement les connaissances et les compétences demandées. Cela permettra à la société de garder, voire d’augmenter ses performances pour rester à la pointe. Mais pour continuer à être au top, il faut avoir de bons outils, car sans eux, les salariés qui vont partir ne vont pas pouvoir exposer clairement leurs différents travaux aux nouveaux entrants. Par conséquent, ces derniers ne vont pas être suffisamment impliqués et vont sans doute rencontrer des difficultés pour comprendre et assimiler toutes les informations concernant le métier, les techniques, les projets en cours…Quel est donc l’outil qui va vous permettre de conserver et transmettre  efficacement le savoir, la connaissance ?

B. Les moyens pour y parvenir

Alors quel est l’outil idéal selon vous ? C’est…La…VIDÉO ! Bien entendu ! Alors l’aviez-vous deviné ?
La vidéo est un outil convivial et interactif. En effet, ce n’est plus à démontrer. N’allez pas me dire que vous n’aimez pas la vidéo ! Je ne vous croirais pas.

Aujourd’hui, c’est 1 français sur 2 qui se connecte sur YouTube par jour. Sans oublier que celui-ci est le 3ème site le plus visité au monde derrière Facebook et Google. Par ailleurs, savez-vous que d’ici 2020, 50% de la vidéo sera mobile** ? Et oui, je vous le dis, l’avenir, c’est la vidéo. Alors, comment mettre ce moyen au service des « futurs » retraités et de l’entreprise ?
Pour conserver efficacement le savoir des salariés qui vont quitter l’entreprise, il est préférable qu’ils enregistrent et partagent leur expertise en vidéo afin d’expliquer leur métier, leur fonction occupée dans la société avec les différents enjeux, objectifs, état des lieux, les travaux qu’ils ont accomplis… Lorsque l’arrivant prendra ses nouvelles fonctions, il aura tout le recueil d’expertises via les vidéos à portée de main et pourra donc les visionner à son rythme. Pour chacune d’entre elles, vous pouvez mettre en place des quizz afin de permettre au nouveau salarié de voir s’il a bien assimilé chaque concept. Mais également pour vous, pour avoir une estimation de son niveau personnel. Le but des nouveaux collaborateurs est d’acquérir des nouveaux savoirs afin de monter en compétences rapidement et efficacement. Ces vidéos vont donc favoriser l’intégration des salariés fraîchement arrivés. Et pour bien l’accueillir, vous pouvez, en tant que manager ou collaborateur lui réaliser des contenus vidéo tels que : la présentation de la culture de la société, la stratégie corporate, le message de bienvenue du PDG, les explications des objectifs du poste par le manager…
Si vous souhaitez savoir comment réussir l’Onboarding : l’intégration de vos arrivants. C’est par ici !

Par ailleurs, rappelons-le :

La performance de la société dépend fortement des compétences métiers, de l’expérience et des savoirs individuels, on appelle cela les connaissances tacites. À ne pas confondre avec les connaissances tangibles, qui, elles, sont contenues dans les bases de données ou dans les documents de l’entreprise.

C. Comment réaliser ces contenus vidéos ?

Souriez, vous avez carte blanche sur les choix ou presque. En effet, il existe de nombreux outils pour la création des contenus. Vous pouvez par exemple, faire de l’autoproduction en vous enregistrant avec PowerPoint, vous filmer avec un smartphone, une caméra professionnelle, réaliser une interview... Avant de choisir le bon outil, vous devez définir le matériel, le temps nécessaire pour la réalisation de la vidéo et le budget. Par exemple, pour l’autoproduction avec PowerPoint, vous avez besoin d’un logiciel, d’un micro et d’une webcam. Si vous utilisez le logiciel Momindum Maker, vous n’avez nul besoin d’avoir des compétences en montage vidéo car ce dernier s’occupe de tout automatiquement. Pour une interview, il vous faut plusieurs caméras, micros, lieux prédéfinis et un logiciel professionnel de montage vidéo (Première Pro, After Effect…). Pour la monter, soit un collaborateur expérimenté peut s’en occuper, soit vous devez faire appel à des prestataires externes. En fonction de votre projet et de vos besoins, la réalisation peut prendre plus ou moins de temps. Ensuite, vous devez réfléchir où mettre à disposition les vidéos. Privilégiez une plateforme où vos collaborateurs ont l’habitude de travailler, que ce soit un parcours LMS (Learning Management System : plateforme de formation), un « YouTube d’entreprise », une communauté interne à la société…

Vous souhaitez savoir comment faire ?
Découvrez le tableau complet pour bien capitaliser l'expertise de vos futurs retraités. 
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Lorsqu’un collaborateur quitte une société pour la retraite, il incarne la culture de l’entreprise et détient des savoirs et savoirs-faire, qu’il ne faut pas perdre. La capitalisation de l’expertise est donc nécessaire pour augmenter la croissance et assurer la pérennité de l’entreprise. C’est donc le moment de vous lancer. Vous avez toutes les clés en main !

Sources :
Le nombre de départs à la retraite décroît*
50% de la vidéo sera mobile d'ici 2020**