bureau de travail : ordinateur, smartphone, stylo, feuilles

Le webinar est l’une des tendances pour informer, communiquer et augmenter sa notoriété. Qu’est-ce que signifie le mot « webinar » ? Il s’agit d’un mot valise qui utilise la contraction des mots anglais « web » et « seminar ». Pour faire simple, il s’agit d’une conférence qui se déroule en direct sur internet pour un nombre limité de personnes.

Certains webinars sont réalisés à des fins internes (réunion, formation, discussions), tandis que d’autres seront réalisés pour un public externe à l’entreprise (recrutement, génération de leads, démonstration de produits ou services, fidélisation clients, etc). Nous allons voir comment enregistrer et diffuser un webinar à vos équipes internes.

I. Le webinar : un outil puissant pour une communication en interne

Les entreprises et notamment les marketers btob produisent 76% de webinars* sur une année, car c’est l’un des outils clés de l’Inbound Marketing. Le webinar permet de vous faire connaître, de fidéliser vos clients, d’acquérir de nouveaux contacts ou de partager un savoir-faire. Il peut être en direct ou en différé. L’un des avantages du direct est la possibilité de poser des questions via une interface de discussions instantanés.

Mais à quoi sert le webinar en interne ?

Le webinar permet de supprimer les problématiques de location de salles, déplacements, et autres aspects logistiques. Le webinar est un outil efficace et économique pour communiquer en interne, proposer une formation. Sachez qu’un employé sur deux considère que la communication interne de son entreprise est insuffisante en France*. Le webinar se présente comme la solution pour améliorer la communication interne. C’est un excellent moyen de créer du lien en interne car il va permettre de transmettre des informations aux collaborateurs mais également d’échanger avec eux. Vous pouvez l’utiliser pour vos formations, pour des présentations produit ou pour apprendre des nouvelles techniques de vente à vos commerciaux par exemple.

II. Comment l’enregistrer ?

Il existe de nombreux logiciels gratuits ou payants tels que GotoWebinar, Livestorm, Joinme, Skype, etc… Dans la majorité des cas, vous pouvez diffuser des vidéos, partager votre écran ou encore lancer des sondages. Cependant, privilégiez une solution qui permet d’enregistrer votre webinar dans un format de bonne qualité. Pour la diffusion, vous pouvez le rendre accessible à un nombre illimité de collaborateurs grâce au live streaming. Cela permet d’augmenter considérablement son audience et d’être accessible dans le monde entier. Pour en savoir plus sur le fonctionnement du live, découvrez notre article. Par ailleurs, prenez en compte certains aspects techniques tels que la qualité de la bande passante, la saturation du réseau, etc… Optimisez ces aspects techniques pour obtenir un webinar de bonne qualité.

Une fois votre web conférence terminée, il est possible d’accéder à l’enregistrement en le téléchargeant sur votre ordinateur pour permettre à vos collaborateurs d’accéder au replay. Le replay permettra d’accroître votre audience, de favoriser la mémorisation de vos équipes en interne. De plus, vous pouvez le diffuser à la demande sur une solution intranet, sur votre réseau social d’entreprise ou bien par mail. Vous pourrez amplifier votre ROI (retour sur investissement). Cependant, ne nous voilons pas la face, il y a peu de chance que vos collaborateurs visionnent l’intégralité de votre webinar. En revanche, certains moments peuvent les intéresser. Indexez un plan et des mots-clés afin qu’ils puissent trouver la partie qui les intéresse. Ils gagneront du temps et leur expérience utilisation sera optimisée.

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III. Les erreurs à ne pas commettre

Il y a quelques critères à prendre en compte. Prêtez attention à votre arrière-plan. Optez plutôt pour un mur (de préférence de couleur clair) qu’une porte car un collègue peut l’ouvrir accidentellement sans qu’il sache que vous êtes en direct. Par ailleurs, vérifiez bien que tout ce qui apparaît dans le cadre est souhaité. Faites donc attention à ce qu’il y a derrière vous. Regardez s’il n’y a pas des papiers qui traînent ou encore des documents confidentiels accrochés. Souvenez-vous, il y a 4 ans, le journal de 13h de France 2 diffusait un reportage dans lequel un journaliste de TV5 Monde était interviewé. Et devinez quoi ? Derrière-lui, était affiché tous les mots de passe de la chaîne ! 

Soyez prêt avant le début de la présentation. Si vous avez planifié votre webinar à 14h30, vous devez mettre une image d’attente en ligne 15-20min avant le démarrage car il se peut que vos participants arrivent en avance. Le but étant qu’ils patientent jusqu’au commencement du webinar. Mettez votre téléphone en silencieux ou éteignez-le. En effet, un coup de téléphone qui interrompt votre présentation et c’est tout le fil de vos propos que vous perdez. Faites attention à la luminosité et surtout au contre-jour. Veillez à avoir un bon éclairage, qui ne doit être ni trop fort, ni trop faible. Par ailleurs, choisissez une bonne tenue vestimentaire. Pensez également à ne pas vous habiller avec les mêmes couleurs que le mur, soyez en contraste afin que l’on vous voit facilement. Faites attention de ne pas porter des motifs ou rayures afin d’anticiper des effets d’optiques désagréables dans votre présentation.

Dernier point important : vos diapositives. Elles doivent être épurées et sobres. Après-tout, votre but est de capter l’attention de tous vos auditeurs. Commencez par schématiser ce que vous voulez voir apparaître dans vos diapositives. N’oubliez pas, chacune d’entre elles doit se rattacher au fil conducteur. Ajoutez donc à vos diapositives des schémas, des mots-clés, des visuels qui parleront à vos collaborateurs. En revanche, il est interdit de laisser des pavés de texte dans votre présentation. Vous devez au contraire l’aérer et le synthétiser. Cela augmentera ainsi les chances que vos employés mémorisent plus facilement le message. Si vous souhaitez en savoir plus sur la création de vos diapositives, c’est par ici !

Pour finir, comme pour un séminaire classique, privilégiez une présentation dynamique. Pensez à un seul mot : animation ! En effet, animer votre webinar vous permettra de stimuler la curiosité, d’attiser l’intérêt et de promouvoir une dynamique d’échange avec vos collaborateurs ou commerciaux. Par exemple, pour stimuler votre présentation, employez un ton entreprenant, énergique afin de rendre votre webinar plus vivant. Pour cela, il faut vous entraîner plusieurs fois, votre discours doit être fluide, dynamique et surtout naturel. Vous ne devez pas l’apprendre par cœur car cela risque d'être monotone et peu attrayant.

Le webinar est un outil fortement apprécié et utilisé par les entreprises pour informer et former ses collaborateurs, commerciaux. Cela vous permettra de capitaliser et d'impacter considérablement votre webinar auprès de vos collaborateurs. Dans un monde toujours plus digitalisé, la vidéo est maintenant incontournable !

Sources :
* Webikeo

* Webikeo Blog